Datenschutz

Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzhinweise beschreiben die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Fonavio auf der öffentlichen Webseite, bei Registrierungs-, Vertrags-, Zahlungs- und Supportvorgängen sowie bei der Nutzung der Plattform. Für vom Mandanten bestimmte Termin- und Kommunikationsprozesse ist grundsätzlich der jeweilige Mandant Verantwortlicher; Fonavio verarbeitet diese Daten insoweit nach Weisung als Auftragsverarbeiter. Für eigene Registrierungs-, Vertrags-, Abrechnungs-, Sicherheits- und Supportzwecke ist Fonavio selbst Verantwortlicher.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
Emrah Yamak, handelnd unter der Bezeichnung Fonavio
Hochstr. 29
40670 Meerbusch
Deutschland
Telefon: 02159 8217540
E-Mail: kontakt@fonavio.de

Datenschutzanfragen richten Sie bitte direkt an die oben genannte E-Mail-Adresse. Ein davon abweichender oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben zu benennender Datenschutzkontakt wird an dieser Stelle veröffentlicht, sobald er wirksam bestellt ist.

2. Aufruf der Webseite, Hosting und Sicherheit

Beim Aufruf der Webseite werden technisch notwendige Verbindungs- und Protokolldaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource, Übertragungsstatus sowie Browser- und User-Agent-Angaben. Dies dient der sicheren Auslieferung, Fehleranalyse und Abwehr missbräuchlicher Zugriffe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb. Hosting und Serverbetrieb erfolgen über IONOS SE in Deutschland beziehungsweise der EU.

2a. Serverseitige Reichweitenstatistik

Zur Messung der Nutzung zählen wir Seitenaufrufe serverseitig in vorgegebenen Seiten- und Zeitkategorien. Auf den eigenen Webseiten von Fonavio ist Emrah Yamak, handelnd unter der Bezeichnung Fonavio, für diese Verarbeitung verantwortlich. Auf öffentlichen Seiten eines Mandanten ist der im jeweiligen Impressum bezeichnete Mandant Verantwortlicher; Fonavio verarbeitet die Daten insoweit als Auftragsverarbeiter nach dessen Weisung.

Für diese Reichweitenstatistik werden keine Analyse-Cookies, Browser-Speicherungen, JavaScript-Tracker, Geräte-Fingerprints oder dauerhaften beziehungsweise pseudonymen Besucherkennungen eingesetzt. IP-Adresse, User-Agent, Referrer, vollständige URL, URL-Parameter, Session- und Benutzerkennungen werden nicht in die Reichweitenstatistik übernommen. Gespeichert werden ausschließlich Mandanten- beziehungsweise Seitenkategorie, Kalendertag und Anzahl der Aufrufe. Die Statistik ermöglicht daher keine Zählung eindeutiger Besucher und keine Nachverfolgung einzelner Personen oder Geräte.

Auf Fonavio-Seiten beruht die für die Zählung erforderliche Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Reichweite und technische Nutzung des Angebots datensparsam zu verstehen und das Angebot bedarfsgerecht zu betreiben. Für Mandantenseiten legt der jeweilige Mandant Zweck und Rechtsgrundlage fest. Tagesbezogene Reichweitenwerte werden spätestens nach 400 Tagen gelöscht; rein kumulierte Zähler ohne Besucher- oder Zeitbezug werden für die Dauer des Statistikbetriebs vorgehalten. Ein Zugriff auf Informationen in der Endeinrichtung zu Analysezwecken findet nicht statt.

3. Registrierung, Konto, Vertrag und Support

Bei einer Registrierungsanfrage verarbeiten wir Betrieb oder Unternehmen, Branche, optional die Webseite, Anschrift und Land, Vor- und Nachname des Ansprechpartners, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, den ausschließlich als Hash gespeicherten Passwortnachweis sowie optional Angaben zum gewünschten Einsatz von Fonavio. Bei Support- und Vertragsanfragen verarbeiten wir außerdem Kommunikationsinhalte, Angebot, Laufzeit, Abrechnungsart und Vertragsstatus.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung vorvertraglicher Anfragen sowie zur Begründung und Durchführung eines Vertrags nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Soweit gesetzliche Nachweis-, Steuer- oder Aufbewahrungspflichten bestehen, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO Rechtsgrundlage. Dokumentversionen, Zeitpunkte, IP-Adresse und User-Agent werden zum Nachweis abgegebener Erklärungen, zur Missbrauchsprävention und zur IT-Sicherheit auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO gespeichert.

4. Google-Anmeldung und optionale Google-Dienste

Bei einer bewusst gewählten Anmeldung über Google erhalten wir nach Freigabe insbesondere die bestätigte E-Mail-Adresse sowie die für die Anmeldung erforderlichen Profil- und OAuth-Angaben. Bei einer optional eingerichteten Google-Kalenderverbindung speichern wir verschlüsselte Zugriffsnachweise, Konto- und Kalenderkennungen und synchronisieren freigegebene Kalenderereignisse. Google Places wird nur für ausdrücklich konfigurierte Bewertungsanzeigen verwendet. Empfänger ist grundsätzlich Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; soweit eine optionale Verbindung auf einer gesonderten Einwilligung beruht, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Die Verbindung kann in den jeweiligen Einstellungen getrennt werden. Weitere Informationen: Google-Datenschutz.

5. Zahlungsabwicklung über Stripe

Für kostenpflichtige Pakete und Priority Support nutzen wir Stripe Checkout. Dabei werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Unternehmens- und Steuerangaben, gewähltes Angebot, Zahlungsstatus, Transaktions- und Abonnementdaten an die zuständige Gesellschaft der Stripe-Unternehmensgruppe übermittelt. Vollständige Kartendaten werden nicht bei Fonavio gespeichert. Stripe verarbeitet je nach Zahlungsart außerdem Zahlungs-, Geräte-, Verbindungs- und Betrugspräventionsdaten. Rechtsgrundlage für die Zahlungsabwicklung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; gesetzlich erforderliche Abrechnungsnachweise werden nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO verarbeitet. Weitere Informationen und die jeweils zuständige Stripe-Gesellschaft: Stripe-Datenschutz.

6. Endkundendaten, Termine und Kundenkonto

Je nach Nutzung werden Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, gewünschte Leistung, Wunschdatum und -uhrzeit, optional Mitarbeiterwunsch, kurze Notiz sowie Termin- und Bearbeitungsstatus verarbeitet. Beim freiwilligen persönlichen Kundenkonto werden zusätzlich Passwort-Hash, E-Mail-Verifizierung, Kontostatus, letzte Anmeldung und akzeptierte Dokumentversionen verarbeitet. Für diese vom Mandanten bestimmten Vorgänge legt der jeweilige Mandant Zweck und Rechtsgrundlage fest; Fonavio verarbeitet die Daten auf Grundlage des AVV nach dokumentierter Weisung.

7. Digitaler Assistent, Audiodaten und Transkripte

Bei Nutzung eines digitalen Telefon- oder Sprachassistenten werden Audiodaten, Sprachinhalte, Rufnummern beziehungsweise Anrufmetadaten und daraus erzeugte strukturierte Anfrageangaben an den jeweils aktivierten Sprach- und Modellanbieter übertragen. Je nach Konfiguration werden ElevenLabs und/oder OpenAI Realtime sowie ein im Agenten konfigurierter Modellanbieter eingesetzt. Provider-Ereignisse können Transkripte enthalten; Transkript- und Gesprächsdaten können Mandantenadministratoren innerhalb der Plattform angezeigt und zusammen mit der strukturierten Anfrage gespeichert werden. Eine lokale Audioaufzeichnung ist nicht generell aktiviert. Audiodaten oder Transkripte können jedoch beim Sprachdienstleister nach dessen vertraglicher Konfiguration und Aufbewahrung verarbeitet beziehungsweise bereitgehalten werden.

Der Assistent soll keine Gesundheitsdaten, Allergien, Krankheiten, Zahlungsdaten, Ausweisdaten oder sonstigen besonderen Kategorien aktiv abfragen. Werden solche Angaben unaufgefordert genannt, können sie technisch im Gesprächsinhalt enthalten sein. Der Mandant bleibt für die zulässige Nutzung verantwortlich. Weitere Einzelheiten zu den aktiven Anbietern und Drittlandübermittlungen stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter.

8. Adresssuche mit Komoot Photon

Bei Nutzung der optionalen Adressvervollständigung wird der Suchtext serverseitig an die öffentliche Photon-Instanz von Komoot übertragen. Die Besucher-IP wird nicht direkt an Komoot weitergegeben. Fonavio verarbeitet die IP zur Begrenzung missbräuchlicher Abfragen und hält normalisierte Suchtexte und Ergebnisse bis zu fünf Minuten im Arbeitsspeicher vor. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO im Rahmen der Registrierung sowie Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO für Missbrauchsschutz. Photon verwendet Adressdaten von OpenStreetMap.

9. E-Mail, SMS und WhatsApp

System-, Verifizierungs- und Vertrags-E-Mails werden derzeit über STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, versendet. Wenn ein Mandant SMS oder WhatsApp aktiviert, werden Kontaktdaten, Nachrichtentext, Zustellstatus und Providerkennungen an den konkret konfigurierten Anbieter übermittelt und in einem Zustell- beziehungsweise Nutzungsnachweis protokolliert. Der Mandant bestimmt Zweck und Rechtsgrundlage der Endkundenkommunikation. Informationen zum eingesetzten Kanal und Anbieter werden mandantenbezogen bereitgestellt.

10. Cookies und Browser-Speicher

Wir verwenden technisch notwendige Cookies und ähnliche Speicherungen für Anmeldung, Sicherheit, Demo- und Testzugänge sowie OAuth-Zustände. Login-Sitzungen bestehen grundsätzlich bis zu zwölf Stunden; kurzlebige OAuth- und Registrierungszustände typischerweise zwölf bis fünfzehn Minuten. Die Cookie-Auswahl, Darstellungs- und Navigationseinstellungen sowie gelesene Benachrichtigungen können im Local Storage oder Session Storage des Browsers gespeichert werden. Eine mandantenbezogene Einwilligungsentscheidung kann bis zu 180 Tage gespeichert bleiben; die Auswahl auf den Rechtstextseiten bleibt bis zum Löschen der Browserdaten oder einer neuen Auswahl erhalten. Optionale Analyse- oder Marketing-Cookies und externe Analyse-Skripte werden derzeit nicht eingesetzt. Seitenaufrufe werden unabhängig von der Cookie-Auswahl ausschließlich in der unter „Serverseitige Reichweitenstatistik“ beschriebenen aggregierten, cookie-freien Form gezählt. Eine externe Voice-Demo wird erst nach Zustimmung oder bewusstem Start geladen. Für technisch notwendige Zugriffe gilt § 25 Abs. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung beruht je nach Zweck auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO, optionale Dienste auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

11. Empfänger und Drittlandübermittlungen

Empfänger können – abhängig von gebuchtem Paket und aktivierter Funktion – IONOS SE, STRATO GmbH, Stripe, Google Ireland Limited, ElevenLabs, OpenAI sowie weitere ausdrücklich konfigurierte Kommunikations- oder Modellanbieter sein. Innerhalb der Plattform erhalten nur berechtigte Mandanten- und Plattformnutzer Zugriff. Eine aktuelle Übersicht enthält die Anbieterliste.

Soweit ein Anbieter Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet, erfolgt die Übermittlung nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, einer einschlägigen Zertifizierung wie dem EU-US Data Privacy Framework oder geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO, insbesondere Standardvertragsklauseln. Welche Grundlage für den jeweiligen Anbieter gilt, hängt von der tatsächlich aktivierten Vertrags- und Regionalkonfiguration ab; Auskunft zu den einschlägigen Garantien kann über kontakt@fonavio.de verlangt werden.

12. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck sowie gesetzliche und vertragliche Nachweise erforderlich ist. Strukturierte Web-, Portal-, Buchungs- und Voice-Anfragen sind derzeit grundsätzlich auf eine Anonymisierung nach bis zu 180 Tagen ausgelegt. Demo-Sitzungen werden typischerweise nach 24 Stunden bereinigt; technische Kapazitätsmesswerte nach 90 Tagen. Provider-Ereignisse können Transkripte enthalten und bis zur Anonymisierung des Vorgangs gespeichert sein. Vertrags-, Zahlungs-, Rechnungs- und steuerrelevante Nachweise bleiben entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erhalten. Sicherheits-, Audit- und Einwilligungsnachweise werden bis zum Wegfall des Nachweiszwecks und Ablauf einschlägiger Verjährungsfristen gespeichert. Daten bei externen Anbietern unterliegen zusätzlich deren vertraglich konfigurierten Löschfristen.

13. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Bei einer Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO kann aus Gründen der besonderen Situation Widerspruch eingelegt werden.

Endkunden können sich an den jeweiligen Mandanten oder an Fonavio wenden. Anfragen an Fonavio sind über kontakt@fonavio.de möglich. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere bei der Aufsichtsbehörde Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, www.ldi.nrw.de.

14. Pflichtangaben und automatisierte Entscheidungen

Als Pflichtfelder gekennzeichnete Angaben sind für die Bearbeitung einer Registrierungs-, Support- oder Vertragsanfrage erforderlich. Ohne diese Angaben kann die Anfrage nicht bearbeitet oder der Vertrag nicht geschlossen werden. Optionale Angaben sind entsprechend gekennzeichnet. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO durch Fonavio findet nicht statt. Registrierungsanfragen werden persönlich geprüft; der Assistent strukturiert und leitet Anfragen weiter, die endgültige Termin- oder Zugangsentscheidung trifft ein Mensch. Unabhängige Betrugs- und Risikoprüfungen eines Zahlungsdienstleisters richten sich nach dessen Datenschutzhinweisen.

15. Fernhilfe

Bei geeigneten Supportfällen kann Fonavio nach vorheriger persönlicher Abstimmung eine begleitete Fernhilfe anbieten. Auf den öffentlichen und angemeldeten Fonavio-Seiten wird dafür keine Drittsoftware automatisch geladen. Fonavio fordert dort keine Fernzugangskennung, keinen Sitzungscode, kein Fernzugangspasswort und keine unbeaufsichtigten Zugangsdaten an.

16. Änderungen und Kontakt

Bei einer wesentlichen Änderung der Verarbeitung werden diese Hinweise aktualisiert. Datenschutz- und Löschanfragen können an kontakt@fonavio.de gerichtet werden.

Datenschutz-Version: 2026-09-28.v4